簡報Q&A - 簡報教練陳志勇

如何滿足聽眾的需求

簡報教練陳志勇：我無法告訴你如何滿足所有聽眾的需求，但我可以跟你分享兩大滿足聽眾需求的方法。分別是問題解決、愉快感覺。問題解決指的是解決聽眾的問題，愉快的感覺是讓聽眾感到快樂、興奮、被尊重、有趣等需求。只要往這兩個方向，問題解決與愉快感覺，絕對可以滿足聽眾的需求。

如何了解聽眾的需求

簡報教練陳志勇：聽眾才是簡報中的主角，簡報者只是配角。如何讓聽眾愛上你的簡報內容，你就必須充分了解你的聽眾是誰。三個方向可以了解：1.聽眾背景，包含職業、職位、性別、年紀、工作性質 2.聽眾問題，包含他們正遇到哪些問題？困難？擔心？害怕的事 3.聽眾期待，包含想要從簡報中獲得什麼？期待什麼？希望什麼？所以從聽眾背景、聽眾問題、聽眾期待就可以了解聽眾大致的需求了。

如何了解老闆想聽什麼內容

簡報教練陳志勇：一般而言，老闆都是管理者，而管理者最在乎的就是如何開源、如何節流、如何提能。這是大方向，其他可以用三種方式獲得老闆需求。分別是直接、間接、假設驗證。直接當然就是直接詢問老闆囉！間接就是請公司同仁回饋主管想聽什麼！假設驗證就是運用從主管的角度出發，想想主管最在乎的三大議題為何？再問這三大議題若解決了，問題是否就解決了。

如何上台不恐懼，反而更有自信

簡報教練陳志勇：簡報不恐懼而要有自信，需要熟悉三件事：分別是熟悉你的簡報內容、熟悉聽眾是誰及他的需求、熟悉簡報環境及設備。如果以上都做到了，自信基本上有了70分，但如果要更又自信，我的建議是把整個簡報內容的順序記下來，同時知道每張投影片要講什麼？說穿了，就是沒有投影片你都能講。試試看這個境界，絕對讓你有超然的自信。

簡報完成之後，如果不理想如何補救呢？

簡報教練陳志勇：簡報完成之後，如果不理想如何補救呢？答案是「無法補救」。但是可以提供未來改進方向，我個人建議是寫個人簡報自我檢討內容。主要目的是整個簡報過程的回顧，讓下一次的簡報可以更加完美與卓越。內容基本上有，本次是否達成簡報目標，簡報過程準備是否順利，簡報時間掌握如何？簡報時的分為如何？簡報的案例故事適當嗎？如果下次再來一次會有哪些更新呢？這些都可以是自我檢討的方向。

簡報要如何練習比較有效

簡報教練陳志勇：如果你問我簡報成功的最重要的關鍵為何？我一定會告訴你是「刻意練習」。簡報刻意練習有三大好處，熟練簡報內容、時間充分掌握、缺點改進優點放大。如何練習有四種方式：一.面對鏡子二.運用錄音方式三.運用錄影方式四.真人實境練習。如果你問我哪一個比較有效，那當然是真人實境了，但是壓力也會大一些喔！不管用何種方式練習，你一定會更熟練的，加油囉！

簡報的目的有哪些？

簡報教練陳志勇：簡報目的基本就是這一次的簡報最重要的方向為何？一般而言可分為三大類型，分別是說明、說服、分享。說明是為了讓大家瞭解，因此著重在簡報要簡單易懂。說服是為了讓聽眾接受新觀念、新想法、或是產生新行動，因此跟聽眾的利益要有關。分享的目的是同樂，因此簡報的方向要生動活潑。

簡報目標的設定相關方法為何

簡報教練陳志勇：簡報設定一般人會用SMART原則，是個不錯的方式。但更重要的是，你的核心聽眾是誰？你要他做什麼？在什麼時候完成？這些資訊也都很重要。舉例：我希望簡報完成之後一星期，人資部的張協理，願意給業務部增加兩位業務助理，同時在2個月之內任職完成。其中核心聽眾：「人資部張協理」、做什麼「增加2位業助」、什麼時候完成「2個月之內」。

為什麼做簡報還要設定簡報目標？

簡報教練陳志勇：這是一個好問題，也是簡報者最常忽略的重點。一般而言簡報目標的設定有三個目的，一是「確認」簡報後是否完成簡報目標。二是「取捨」簡報內容，簡報的資料與資訊非常多的時候，決定去留的關鍵，就是哪些資訊有助於達成簡報目標便留下，反之捨去。三是「強化」簡報內容，想想要達成簡報目標，我還可以增加哪些數據證據呢？所以簡報目標有三大目的，分別是確認、取捨、強化。

簡報邏輯結構如何找比較快

簡報教練陳志勇：這是一個好問題，也是簡報邏輯設計最精要的關鍵。一般而言簡報邏輯結構的設計有兩種方式：第一種是由眾多的內容資料，彙整編排成一個有邏輯的結構。第二種是看看簡報的類型，同時先找出相關的重點結構，然後再補充其內容。一般有三角法、順序法、系統法來設計簡報結構。當然如果要更深去談，簡報的結構法細分為13種，這以後我們進階課程再說。